Was genau ist eigentlich Inhalt eines Projektes? Diese Frage ist manchmal gar nicht so einfach zu beantworten. Um hier möglichst das gleiche Bild bei dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer zu erzeugen bedarf es vielfach mehr als nur eine Nennung oder Beschreibung des Projekt Gegenstandes.Wie ist es möglich dass Firmen zu einem vermeintlich einfachen Vorhaben völlig unterschiedliche Angebote erstellen und somit es dem Auftraggeber auch gar nicht einfach machen. Liegt das Angebot für das Vorhaben dann vor und wird auch beauftragt ist es überhaupt gar keine Seltenheit das der Verlauf des Projektes sich dennoch komplett anders entwickelt als beide Parteien sich gedacht haben. Wird hier gar kein scope management oder ein schlechtes angewendet, so kann das Projekt schnell in Schräglage geraten.
Projekte haben per Definition nun einmal die Angewohnheit sich nicht mit Routine und Dingen zu beschäftigen die nicht gerade alltäglich und Standard von der Stange sind. Daher kann auch das Produkt, welches das Projektteam erarbeitet arbeitet, ein ganz anderes sein, als der Auftraggeber sich gewünscht oder erwartet hat. Unter kommerziellen Gesichtspunkten sollte hier eine Punktlandung das Ziel sein. Das bedeutet genau die Erwartung zu treffen. Eine Untererfüllung würde bedeuten der Kunde ist unzufrieden, weil er nicht das bekommen hat, was er bestellt und auch bezahlt hat. Eine Übererfüllung ist für den Lieferanten oder den Auftragnehmer ein finanzieller Nachteil. Er hat mehr geleistet als sein Auftraggeber erwartet und bestellt hat. Langfristig und insbesondere wenn dieses mehrfach passiert ist es für den Lieferanten der Lösung ein wirtschaftlicher Schaden und kann für ihn den Ruin bedeuten.
Bei größeren Vorhaben ist es üblich, dass die Personen, welche das Angebot erstellen nicht diejenigen sind, welche die Umsetzung durchführen. Hier beginnt das erste Mal das gemeinsame Bild von dem Vorhaben auseinander zu laufen. Damit dieses nicht passiert sollte ein Vorhaben ausreichend beschrieben werden. Die Beschreibung sollte so detailliert sein, dass alle Beteiligten also auch die, welche für die Umsetzung verantwortlich sind, möglichst ein klares und konkretes Bild von dem erwarteten Ergebnis bekommen.

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