Wie soll ich diesen Berg an Arbeit schaffen. Das ist viel zu viel. Unmöglich hierbei noch den Überblick zu behalten …..

So oder ähnlich hört man im Freundes- und Kollegenkreis des öfteren wie es um die tägliche Arbeit steht. Es wird immer mehr, es wird komplizierter und es scheint ein Berg von Arbeit zu sein dem man tagtäglich gegenüber steht und dem man zunemend nicht mehr gewachsen scheint.

Projektmanagement ist das Managen von Scope, Time und Budget. Schauen wir mal auf das Thema Time. Generell ist hier nicht das Thema Zeitmanagement des täglichen Tages gemeint aber wenn man sein Tagesablauf nicht im Griff hat wird man das übergeordnete Ziel „Zeitmanagement im Projekt“ vermutlich auch nicht managen können. Projektmanager müssen Themen voran bringen, vorausschauend agieren. Die Betonung liegt auf agieren. Dazu bedarf es einer gewissen Flughöhe und Übersicht. Die tägliche verfügbare Zeit effektiv und effizient zu nutzen ist dafür eines der wertvollsten Instrumente. Hier merkt man sehr schnell, Zeit ist wertvoll.

Was ist denn das eigentliche Problem, warum verlieren wir den Überblick und damit an Flughöhe?

  • Entscheidung was ist wichtig, dringend und was ist „wichtig und dringend“
  • Arbeit verteilen und nicht selber machen, Delegation
  • Der Detailgrad ist zu hoch, niedrige Flughöhe verhindert die Sicht auf das Ganze

Wichtig und Dringend

Viele Themen in einem Projekt unterliegen den Kriterien von Wichtig und Dringend. Wer am lautesten schreit ist scheinbar Dringend. Ist es auch wichtig? Jeder möchte sein Thema bearbeiten und Anerkennung bekommen – ist also irgendwie wichtig in dem Vorhaben. Als Projektmanager ist es viel entscheidender zu erkennen auf welche Tätigkeit oder Aktion beide Kriterien zutreffen. Was genau ist WICHTIG und DRINGEND. Das sind die beiden Kriterien für Aktivitäten oder Themen die bei der Aktivitätenplanung auf das Radar müssen.

Delegation

Damit ein Team vernünftig funktioniert müssen alle im Team wissen was von Ihnen verlangt wird, welche Rolle sie besetzen und was mit entscheident in einem Team ist, es muss Vertrauen in die Person bestehen eine Aufgabe zu übernehmen und zu bearbeiten. Delegation bedeutet eine Task zu übergeben und auf das Ergebnis zu warten. Delegation einer Aufgabe geht nicht durch „kümmere Dich mal darum“. Delegation bedeutet eine klare Ansage zu machen was das Ziel/ Ergbnis sein soll und auch wann es erledigt sein muss. Bis dahin ist dieses Thema vom Tisch.

Detailgrad

Wer als PM in einem Projekt oder Vorhaben sich auf eine zu geringe Flughöhe begiebt hat gleich zwei Probleme. Zum einen ist er schwer damit beschäftigt auf diesem Flightlevel keine Kollissionen zu verursachen oder darin verwickelt zu werden und gleichzeitig kostet es extrem viel Energie wieder einen Flightlevel mit ausreichend Übersicht zu erreichen. Doch was ist der richtige Flightlevel? Aus Erfahrung schaue ich immer in meinem Team ob es ein anderer besser machen kann als ich.

  1. Wie viel Energie und auch Zeit muss ich aufwenden um diese Herausforderung zu lösen?
  2. Was ist der Grund dafür das ich als PM das Thema bearbeiten muss?

Immer wenn die Antwort darauf lautet – es kann auch jemand anderes tun, dann sollte auch jemanden diese Aufgabe übertragen werden. Delegation.

In einer Projektorganisation gibt es Dinge die organisatorisch nicht delegiert werden können. Status Meetings, Reportingaufgaben, Eskalationen, Planungen, … Doch auch dazu gibt es Inhalte die Beistellungen oder Mitwirkungen sind und die müssen durch Delegation zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität vorliegen.

Doing the right things right

Im Internet gibt es mitlerweile eine Reihe von Werkzeugen die collaboration ermöglichen und einem damit ein Ende des Chaos versprechen. Angefangen von offenen Punkte Listen über gemeinsame Kalender, …. bis hin zu hochtechnischen Werkzeugen aus dem Umfeld des Projektmanagements.

Ich bevorzuge eine Lösung die sich Trello nennt und eigentlich auf einfache Weise sehr flexibel hilft den Überblick zu erhalten und zu behalten. Das System basiert auf einer Visualisierung eines Kanban Boards und ist multiuser und multidevice fähig. Multiuser bedeutet, ich kann mit einer Gruppe von Peronenen gleichzeitig daran arbeiten. Multidevicefähig bedeutet, ich kann es auf jedem meiner elektronischen Werkzeuge, wie Handy, Notebook, Tablet, …., installieren und gleichzeitig nutzen. Dabei ist der Informationsstand synchronisiert und immer aktuell.

Kanban in Kürze

In einem Kanban Board werden auf der X-Achse in Listen die unterschiedlichen Stationen eines Themas, begonnen ganz links nach rechts, verschoben bis dieses auf der ganz rechten Seite in der Liste der abgeschlossenen Elemente landet. Dabei kann ein Element auch in dem Board die Listen wieder rückwärts, also nach links, gehen. Die Elemente, üblicherweise durch Karten dargestellt, haben mehere Tags auf denen Parameter wie Frist, Eigentümer, Status, ….. dargestellt sind. Diese Listen oder Stationen können beliebig viele sein und auch benannt werden wie man es benötigt.

Innerhalb einer Liste wird eine Karte durch das Fälligkeitsdatum positioniert. Karten die früher fällig sind kommen in eine höhere Position.

Struktureller Aufbau von Kanban Karten

Eine Kanban Karte hat prinzipiell ein Set an Feldern. Das ist der Name der Karte, die Beschreibung, eine Frist (Datum und Uhrzeit), ein Label, ein Mitglied, ….
Datum und das Label nutze ich um die Position in der Liste zu sortieren. Labels sind farbliche Markierungen um beispielsweise den Ampelstatus darzustellen und/ oder eine Karte einer Gruppe oder Kategorie zuzuweisen.

Das zuordnen eines Datums und Uhrzeit einer Karte hat noch einen Effekt. Auf Basis dieser Information kann Trello aktiv zu einer voreingestellten Zeit vor der Frist eine Benachrichtigung versenden.

Weiterhin gibt es Felder welche die Karte beschreiben, die Aktivität dokumentieren oder auch beliebige Checklisten, die helfen Aktivitäten zu planen

Georgs „generelles“ Projekt Kanban

  1. Themenspeicher
  2. Optimiziation + Cost- Time Reduction
  3. PM Gremien (Meeting- und Reports)
  4. PM Execution Topics
  5. Daily Planning
  6. Escalation, Managament Attention and Approvals
  7. Waiting for other
  8. Finished

Im Themenspeicher befinden sich alle Karten die nicht in einer anderen Liste zugehörig sind. Neue „ad hoc“ Themen werden zuerst einmal im Themenspeicher aufgenommen. Die Sortierung erfolgt nach den Kriterien, im wesentlichen ob die Karte in eine der andere Listen passt.

Der wichtigste Teil der Zeitplanung ist „Daily Planning“

Morgens nehme ich mir die Zeit und scanne mein Kanban Board. Da ich jetzt den Überblick habe welche Themen wann in welchem Status sind habe ich einen Überblick zu wichtig und dringend. Die entscheidenden Parameter (Titel, Status und Datum) sehe ich auf einen Blick. Über die Farben der Labels und Karten deren Frist abgelaufen sind setzt Trello automatisch auf rot. Wichtig sind alle Karten in meinem Board mit Ausnahme der Liste „waiting for other„. Diese Karten ignoriere ich solange bis sie aufgrund Ihres Datums für mich dringend in den Fokus geraten oder jemand mir ein Update dazu gibt. Alle anderen Karten sind dann dringend, wenn Ihre Frist abläuft. Diese Karten lege ich in meine „Daily Planning“. Nun habe ich meinen Tag vor Augen. Mit eitwas Feingefühl und Erfahrung hat man schnell ein Gefühl was ein Tagespensum ist und wann es zu viel ist. Hat man sich doch einmal verplant oder ist fremdgesteuert anders belegt, dann rutschen diese Karten innerhalb der Tagesplanung an oberste Stelle.

Ein Tip hierzu: Kommt es bei einer Karte zu der Situation das diese nicht an zwei aufeinander folgenden Tagen abgearbeitet werden kann, so ist Hilfe notwendig. Entweder Eskalation oder Delegation. Das ist ein Indikator für zu geringen Flightlevel und wird das zu einem Dauerzustand ist das nicht gut für das Projekt. Befinden sich zwei solcher Karten in diesem Zustand wird es gefährlich.

Die Zeit das tägliche Kanban Board zu sortieren und aufzuräumen muss man sich nehmen. Diese Zeit ist ein wichtiger und notwendiger Invest. Ich plane zwischen 30-60 Minuten dafür ein. Dazu gehört auch die Pflege von Mail und Direct Messaging. Diese spielen in der inhaltlichen Gestaltung für das Kanban Board wichtige Rollen und auch hier gelten Spielregeln. Beispiel Email. An einem durchschnittlichen Tag bekomme ich zwischen 80 und 200 Emails. Wenn ich die alle lesen und darauf reagieren müsste reicht der Tag nicht aus. Also lese ich nur die Emails die direkt an mich adressiert sind. In Lotus Notes kann man sehr schön danach sortieren. Dazu wird die View „Today“ eingeschaltet und die Sortierung auf die Spalte „sent to me only„. Damit sind die entscheidenden mails „on top„. Das mache ich morgens beim Kanban Update. Mittags schaue ich mal wer noch geschrieben hat und abends ein letztes Mal was noch ergänzt werden kann. Die Reihenfolge ist immer gleich:

  1. sent to me only
  2. Sent to me and a few people
  3. Sent to me and other people
  4. sent to many people

Auf diese Weise reduziere ich die Zeit Mails zu lesen und zu schreiben auf < 1 Stunde. Mehr darf im Tagesgeschäft nicht dafür aufgewendet werden.

Direct Messaging nimmt eine Sonderrolle ein. Es ist generell kürzer, zielgerichteter und kann auch zwischendurch bearbeitet werden. Das mache ich gern parallel in Telefonkonferenzen, auf dem Handy, auf dem Tablet, …. Klärungen lassen sich durch Groupchats unmittelbar herbeiführen. Die Verknüpfung zur Telefonie und Webconference ist ein weiterer Pluspunkt. Es lässt sich schnell und unkompliziert von Chat auf Telefonie wechseln. Mehere Chats gleichzeitig lassen sich problemlos führen und die Ergebnisse können per Copy & Paste in das Kanban Board übertragen werden.

Ich hoffe ich konnte damit wenigstens mal ein paar Anregungen geben zum Thema Zeitmanagement. Trello ist für mich die ideale Lösung. Wer immer im gleichen Büro sitzt und ein whiteboard hat kann auch ein Kanban Board mit PostIt Zettelchen machen. Das Prinzip ist das Gleiche. Trello ist nur ein Werkzeug für eine Methode. Spaß macht das Ganze wenn man mit einem Team auf solchen Boards arbeitet und alle Leute im Team „methodisch gleichgesinnte“ sind. Dann nimmt das noch einmal richtig Fahrt auf.

Und zum Schluß die Frage … Wie sorgst Du für zeitliche Balance?